Ik heb een brief ontvangen
Cliënt (advocaat/jurist) of wettelijk vertegenwoordiger
a. Brief van een cliënt (of advocaat / jurist): Waar gaat de brief van de cliënt over?
- Een cliënt of wettelijk vertegenwoordiger geeft via een brief aan dat hij/zij niet tevreden is.
- De cliënt wettelijk vertegenwoordiger stelt mij aansprakelijk voor schade (al dan niet via een advocaat / jurist)
Als psycholoog kun je geconfronteerd worden met een aansprakelijkstelling als een cliënt vindt schade te hebben geleden door de behandeling. Dit is een zeldzame, maar ingrijpende situatie die om zorgvuldige handelen vraagt.
Het is daarom cruciaal om direct actie te ondernemen als je een aansprakelijkstelling ontvangt. Neem onmiddellijk contact op met jouw beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar, zorg dat het cliëntendossier compleet en op orde is, en verleen alle noodzakelijke medewerking aan het onderzoek.
Bij een aansprakelijkstelling wordt onderzocht of er sprake is van een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad, aantoonbare schade, en een oorzakelijk (causaal) verband tussen jouw handelen en de schade die de cliënt stelt te hebben. Ook wordt gekeken of er een overschrijding van de geldende zorgvuldigheidsnorm heeft plaatsgevonden. Hoewel de bewijslast in principe bij de cliënt ligt, kan deze omkeren bij een onvolledig dossier. Het is daarom essentieel dat je de dossiers, die minimaal 20 jaar bewaard moeten worden, zorgvuldig bijhoudt. Bovendien hebben psychologen ook een verzwaarde motiveringsplicht. Dat houdt in dat psychologen meer feiten moeten aanleveren over hetgeen zich heeft voorgedaan, omdat zij beschikken over gegevens die voor bewijslevering van belang kunnen zijn, zoals het cliëntendossier. Dit impliceert dat zij hun verweer voldoende gemotiveerd moeten onderbouwen.
Houd er rekening mee dat cliënten vijf jaar de tijd hebben om een claim in te dienen/jouw aansprakelijk te stellen, gerekend vanaf het moment dat zij bekend werden met de schade.
Aangezien deze procedures vaak complex zijn en lang kunnen duren, is het verstandig om je gedurende het hele traject te laten bijstaan door jouw beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar en eventueel een juridisch adviseur. Zij kunnen je helpen bij het correct doorlopen van alle stappen en jouw belangen beschermen.
Het ontvangen van een brief met een klacht is voor iedere hulpverlener een enerverende gebeurtenis. Soms kondigde een (ex-)cliënt al tevoren aan dat hij een klacht zou gaan indienen, soms komt het geheel onverwacht, ook omdat dit nog tot tien jaar na dato kan gebeuren. Het is belangrijk om te beseffen dat klachten een scala aan emoties kunnen oproepen: woede, angst, machteloosheid, onzekerheid, maar dat ze ook waardevol onderdeel zijn van de zorgrelatie. Uit onderzoek blijkt dat cliënten meestal niet uit zijn op persoonlijke genoegdoening, maar vooral willen voorkomen dat andere cliënten met dezelfde problematiek worden geconfronteerd. Een open en constructieve benadering van klachten kan leiden tot verbetering van de zorg en herstel van vertrouwen.
Lees meer:
Handreiking-preventie-en-omgang-met-klachten-1.pdf
Wegwijzer Wet- en Regelgeving voor Psychologen – NIP
Beroepsgeheim, wel of niet doorbreken? – NIP
Regionaal Tuchtcollege voor de gezondheidszorg
Als iemand een tuchtklacht tegen je indient, ontvang je een aangetekende brief van het Tuchtcollege. De tuchtklacht kan afkomstig zijn van een (ex)cliënt, maar ook van bijvoorbeeld een belanghebbende van een cliënt, zoals een collega, je werkgever of van de inspecteur Gezondheidszorg en Jeugd. Een klacht indienen kan tijdens een lopend diagnostiek- of behandeltraject, maar ook nog tien jaar nadat datgene waarover geklaagd wordt, heeft plaatsgevonden.
Lees meer:
Hier vind je meer informatie over de tuchtrechtprocedure
Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ)
Een jeugdhulpverlener dient te handelen volgens de professionele standaard die voor hem of haar geldt. De professionele standaard bestaat uit de geldende beroepscode (iedere beroepsgroep heeft een eigen beroepscode), de richtlijnen jeugdhulp en jeugdbescherming en de veldnormen. Als een ouder of verzorger niet tevreden is over het beroepsmatig handelen van een jeugdhulpverlener die (ook) staat geregistreerd in het register van SKJ, dan kunnen zij een klacht indienen bij de SKJ.
Iedere belanghebbende kan een klacht indienen bij SKJ. Een ‘belanghebbende’ is een persoon of organisatie die betrokken is (geweest) bij het (beroepsmatig) handelen van de betreffende jeugdhulpverlener. Ook kan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) een klacht indienen over het handelen een jeugdhulpverlener.
Als er een klacht tegen jou wordt ingediend, ontvang je hierover bericht van SKJ met uitleg over het vervolgtraject.
Procedure
Alle binnengekomen klachten worden voorgelegd aan het voorportaalcollege, een kamer van het college van toezicht van SKJ. Partijen krijgen een e-mail met de datum waarop de klacht wordt behandeld. Het voorportaalcollege bekijkt of de klacht in orde is. Als dat nodig is kan het voorportaalcollege extra onderzoek doen.
Als de klacht in orde is, beslist het voorportaalcollege hoe de klacht wordt behandeld. Deze beslissing is bindend. Dit betekent dat tegen deze beslissing geen beroep openstaat. Er zijn drie manieren van klachtbehandeling: door een mediator, door de commissie van consultatie en door het college van toezicht.
Klachtbehandeling door de commissie van consultatie is nieuw en geldt alleen voor hulpverleners geregistreerd in de kamer jeugd- en gezinsprofessionals. Dit zijn meestal geen psychologen.
College van Toezicht SKJ
Het college van toezicht behandelt klachten die naar haar zijn doorverwezen omdat er bijvoorbeeld sprake is van een (mogelijke) ernstige schending van de algemene tuchtnorm (zoals grensoverschrijdend gedrag). Een tuchtrechtelijke beoordeling vraagt een goed gedocumenteerd dossier.
Mediation SKJ
De mediator behandelt doorverwezen klachten op vrijwillige basis. De mediator neemt contact op met partijen voor het inplannen van een gesprek. De mediator koppelt naar het voorportaalcollege terug of partijen in de mediation tot afspraken zijn gekomen. Met inachtneming van die terugkoppeling beslist het voorportaalcollege over de (verdere) afhandeling van de klacht.
Uitspraak
Nadat een klacht is behandeld door de commissie van consultatie of door een mediator volgt er altijd een (eind)beslissing van het voorportaalcollege.
Een klacht die is behandeld door het college van toezicht of door het college van beroep eindigt met een beslissing. Een geanonimiseerde versie van die beslissing wordt in de digitale beslissingenbibliotheek van SKJ geplaatst.
Het ontvangen van een brief van het SKJ is voor iedere hulpverlener een enerverende gebeurtenis. Soms kondigde een belanghebbende al tevoren aan dat hij een klacht zou gaan indienen, soms komt het geheel onverwacht. Het is belangrijk om te beseffen dat klachten een scala aan emoties kunnen oproepen: woede, angst, machteloosheid, onzekerheid, maar dat ze ook waardevol onderdeel zijn van de zorgrelatie. Het is belangrijk om te beseffen dan één van de doelen van professioneel toezicht is dat de jeugdhulpverlener en de beroepsgroep leert van de klachten die worden ingediend. Dit lerende effect kan bijdragen aan een verbetering van de kwaliteit van de hulp- en dienstverlening binnen het jeugddomein.
Heb je een klacht ontvangen en ben je lid van de NIP? Dan kun je het spreekuur beroepsethiek van de NIP benaderen voor advies.
Meer lezen:
Professioneel toezicht – SKJeugd Beslissingen
De klacht komt binnen – SKJeugd Beslissingen
Wegwijzer-Dossier-in-de-Jeugdhulpverlening-rechten-en-plichten.pdf
Handreiking ‘Zorgvuldig verstrekken van persoonsgegevens aan gemeenten bij jeugdhulp’
Wegwijzer_Zorgvuldig-handelen-bij-toestemming-voor-jeugdhulp_dec.pdf
College van Toezicht NIP
Alle psychologen handelen volgens de Beroepscode voor psychologen. Dit geldt voor psychologen die werkzaam zijn in alle werkvelden. Het toezicht op de naleving van de Beroepscode is de taak van twee onafhankelijke tuchtcolleges van het NIP: het College van Toezicht en het College van Beroep. Wie bezwaren heeft tegen het beroepsmatig handelen van een NIP-psycholoog of NIP-geregistreerd psycholoog en zich rechtstreeks benadeeld voelt, kan een klacht indienen bij het College van Toezicht. In de tuchtrechtprocedure wordt het beroepsmatig handelen van de psycholoog getoetst aan de Beroepscode voor psychologen van het NIP. Dat betekent dat het College beoordeelt of de psycholoog één of meerdere artikelen van de Beroepscode heeft overtreden. Tegen een uitspraak van het College van Toezicht kan beroep worden ingesteld bij het College van Beroep.
Wanneer je een brief van het College van Toezicht van het NIP ontvangt, heeft het College van Toezicht bepaald dat de klacht in behandeling kan worden genomen. Je krijgt nu de kans om schriftelijk op de klacht te reageren, met de daarbij behorende bewijsstukken. Van alle door een partij ingediende stukken die van belang zijn, wordt een afschrift aan de andere partij gezonden.
Na de schriftelijke stukkenwisseling vindt een mondelinge behandeling van de klacht op zitting plaats. Mocht het College van Toezicht aanleiding zien de klacht alleen schriftelijk te behandelen, dan krijgt u daarvan bericht. De ervaring leert dat na lezing van de stukken er bij de leden van het College van Toezicht vaak nog behoefte bestaat aan het stellen van vragen aan de partijen. Bijvoorbeeld om opmerkingen die in de stukken zijn gemaakt of situaties die zijn beschreven, te laten verduidelijken. De mondelinge behandelingen duren ongeveer een uur en zijn in principe niet openbaar. Van beide partijen wordt verwacht dat ze bij de zitting aanwezig zijn. Het College van Toezicht bestaat in de regel uit een voorzitter en een secretaris, beiden jurist en uit tenminste 2, maar meestal 3 leden psycholoog.
Als een tuchtklacht gegrond wordt verklaard kan een tuchtcollege van het NIP een maatregel opleggen aan de psycholoog. In het tuchtrecht wordt niet gesproken van een straf maar van een maatregel. Dat komt omdat een tuchtmaatregel geen strafmaatregel is maar correctie beoogt van professioneel gedrag om herhaling van onzorgvuldig handelen in de toekomst te voorkomen.
Het ontvangen van een brief van het College van Toezicht is voor iedere hulpverlener een enerverende gebeurtenis. Soms kondigde een (ex-)cliënt al tevoren aan dat hij een klacht zou gaan indienen, soms komt het geheel onverwacht, ook omdat dit nog tot zeven jaar na dato kan gebeuren (dit is de verjaringstermijn volgens het Reglement voor het Toezicht van het NIP). Het is belangrijk om te beseffen dat klachten een scala aan emoties kunnen oproepen: woede, angst, machteloosheid, onzekerheid, maar dat ze ook waardevol onderdeel zijn van de zorgrelatie. Uit onderzoek blijkt dat cliënten meestal niet uit zijn op persoonlijke genoegdoening, maar vooral willen voorkomen dat andere cliënten met dezelfde problematiek worden geconfronteerd. Een open en constructieve benadering van klachten kan leiden tot verbetering van de zorg en herstel van vertrouwen.
Lees meer:
Klachtenfunctionaris (WKKGZ)
Als een klachtenfunctionaris contact met jou opneemt, betekent dit dat een cliënt een klacht heeft ingediend over de door jou geleverde zorg. Hoewel dit onverwacht en onprettig kan voelen, is het een normale procedure binnen de gezondheidszorg, vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). De wet Wkkgz verplicht elke zorgaanbieder om een klachtenfunctionaris beschikbaar te hebben, die onafhankelijk werkt en kosteloos toegankelijk is voor cliënten. In de Jeugdwet is het hebben van een klachtfunctionaris niet verplicht maar sommige organisaties hebben er wel één.
Indien het gaat om cliënten van de instelling dienen cliënten een beroep te doen op de klachtenregeling (klachtenfunctionaris) van de instelling. Vrijgevestigden zijn verplicht zelf zorg te dragen voor de op grond van de Wkkgz verplicht gestelde klachtenregeling (inclusief aansluiting bij een geschillencommissie). Dit kan in veel gevallen worden geregeld via de beroepsvereniging.
De klachtenfunctionaris heeft een onpartijdige rol en is niet aangesteld om te oordelen, maar om te bemiddelen. De belangrijkste taak is het faciliteren van een constructieve dialoog tussen jou en de cliënt, met als doel een wederzijds acceptabele oplossing te vinden. Het proces begint meestal met een vraag of klacht van de cliënt. Indien de cliënt bemiddeling door de formele klachtenfunctionaris wenst bij de klacht informeert de klachtenfunctionaris jou over de klacht. Daarbij zal worden aangegeven dat omdat wenst dat contact waarbij de klachtenfunctionaris ook jouw perspectief wil horen. Jij krijgt de gelegenheid om jouw kant van de situatie toe te lichten. Vaak volgt daarna een gezamenlijk gesprek met de cliënt, waarbij de klachtenfunctionaris als neutrale gespreksleider optreedt en helpt bij het vinden van een oplossing. Deze laagdrempelige procedure is bedoeld om in een vroeg stadium tot een oplossing te komen en zo mogelijk zwaardere, formele procedures zoals een tuchtklacht te voorkomen.
Voor een succesvol verloop van dit traject is het belangrijk dat jij professioneel reageert en open blijft staan voor dialoog. Een goede voorbereiding op het gesprek is essentieel: zorg dat je relevante feiten en documentatie bij de hand hebt. Tegelijkertijd is het belangrijk om goed te luisteren naar het perspectief van de cliënt en te focussen op constructieve oplossingen.
Meer informatie:
Klacht over zorg of jeugdhulp? Het Landelijk Meldpunt Zorg | Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
Geschilleninstantie (WKKGZ)
Als je bericht ontvangt van een geschilleninstantie, betekent dit dat er een formele procedure is gestart na een niet-opgeloste klacht. De eerdere pogingen tot bemiddeling, bijvoorbeeld via de klachtenfunctionaris, hebben niet tot een bevredigende oplossing geleid. Dit is een serieuze stap met potentieel verstrekkende gevolgen.
Elke zorgaanbieder is verplicht aangesloten bij een geschilleninstantie. Een uitspraak van de geschilleninstantie is bindend en er is geen beroep mogelijk. De geschilleninstantie is onpartijdig en kan een onafhankelijke uitspraak doen over de klacht en een schadevergoeding toekennen tot maximaal € 25.000.
De geschillenprocedure volgt een vast patroon waarbij je eerst via de ambtelijk secretaris bericht ontvangt over het ingediende geschil. Je wordt vervolgens gevraagd om schriftelijk te reageren op de klacht. De geschillencommissie, die bestaat uit een (voormalig) rechter als voorzitter, vertegenwoordiging vanuit cliëntenperspectief en een of twee leden uit jouw beroepsgroep, bestudeert alle aangeleverde documenten zorgvuldig. Het kan zijn dat er aanvullende informatie wordt gevraagd of dat er een hoorzitting wordt gepland. Uiteindelijk doet de commissie een uitspraak die juridisch bindend is voor alle partijen.
Deze procedure is formeler dan eerdere klachttrajecten en vereist daarom een gedegen voorbereiding. Het is aan te raden om in deze situatie juridische bijstand te zoeken. Als je een werkgever hebt, kan die mogelijk bijstand verlenen via de eigen jurist of beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Als je een rechtsbijstandsverzekering hebt, neem dan direct contact op met je verzekeraar. Voor informatie over gesubsidieerde rechtsbijstand kun je terecht bij het Juridisch Loket.
Meer informatie:
Klacht over zorg of jeugdhulp? Het Landelijk Meldpunt Zorg | Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
De Geschillencommissie Zorg (voor instellingen) https://www.degeschillencommissiezorg.nl/
Voor vrijgevestigden: NIP Klachtenregeling – NIP en Klachtenregeling voor aanbieders onder de Wkkgz – NIP
Heb je een klacht ontvangen en ben je lid van de NIP? Dan kun je het spreekuur beroepsethiek van de NIP benaderen voor advies.
Klachtencommissie (Jeugdwet)
Als een klachtencommissie contact met jou opneemt, betekent dit dat een cliënt een klacht heeft ingediend over de door jou geleverde zorg. Hoewel dit onverwacht en onprettig kan voelen, is het een normale procedure binnen de gezondheidszorg, vastgelegd in de Jeugdwet. De Jeugdwet schrijft het hebben van een klachtencommissie voor aan een zorgaanbieder in de jeugdzorg. Zowel instellingen als vrijgevestigde jeugdhulpverleners moeten aangesloten zijn bij een klachtencommissie.
De klachtencommissie is een onafhankelijke commissie die een uitspraak doet over de klacht van de client. De klachtencommissie wordt voorgezeten door een onafhankelijk jurist.
De klachtencommissie heeft de taak een ingediende klacht te onderzoeken, en te bepalen of de klacht terecht is en vervolgens aanbevelingen doen over het verbeteren van de situatie.
Voor een succesvol verloop van dit traject is het belangrijk dat jij professioneel reageert en open blijft staan voor dialoog. Een goede voorbereiding op het gesprek is essentieel: zorg dat je relevante feiten en documentatie bij de hand hebt. Tegelijkertijd is het belangrijk om goed te luisteren naar het perspectief van de cliënt en te focussen op constructieve oplossingen.
Lees meer:
Voor vrijgevestigden: NIP Klachtenregeling – NIP en Klachtenregeling voor aanbieders onder de Jeugdwet – NIP
Heb je een klacht ontvangen en ben je lid van de NIP? Dan kun je het spreekuur beroepsethiek van de NIP benaderen voor advies.
Openbaar Ministerie / politie
Ook in de zorgsector kunnen strafrechtelijke onderzoeken plaatsvinden. Deze onderzoeken kunnen verschillende aanleidingen hebben, zoals mogelijke fraude (zorg- of belastingfraude), levenseindevraagstukken, calamiteiten met ernstige schade of overlijden, seksueel misbruik en andere incidenten in de zorg.
Betrokkenheid bij een strafrechtelijk onderzoek kan op twee manieren gebeuren. Ten eerste via een cliënt: als een cliënt verdacht wordt van een strafbaar feit, kan jij als psycholoog betrokken raken bij het onderzoek. Justitie of een advocaat kun je dan benaderen voor informatie, waarbij vragen over beroepsgeheim en medewerkingsplicht een belangrijke rol spelen.
Belangrijk is dat een psycholoog bij onderzoek door politie als hulpverlener in principe een beroep dient te doen op het verschoningsrecht. Je hebt toestemming nodig van een cliënt om informatie te verstrekken. Is het niet mogelijk om toestemming te vragen of te verkrijgen, dan is het alleen mogelijk om informatie te vertrekken op basis van een ‘conflict van plichten’. De informatie die gedeeld wordt moet objectief en feitelijk zijn, en mag niet de levenssfeer van derden betreffen. Raadpleeg altijd de beroepscode.
Ten tweede kan er in zeer uitzonderlijke gevallen een direct onderzoek naar psycholoog plaatsvinden. Een dergelijk strafrechtelijk onderzoek kan zich richten op individuele hulpverleners, ondersteunend personeel of de hele zorginstelling. Deze onderzoeken lopen vaak parallel met andere procedures zoals calamiteitenmeldingen, tuchtrecht of civiele claims. Daarnaast kan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) zowel als toezichthouder als opsporingsambtenaar optreden.
Het Openbaar Ministerie is belast met de leiding over het opsporingsonderzoek en vervolging van strafbare feiten. Het Openbaar Ministerie bepaalt uiteindelijk wie er vervolgd wordt. Hoewel gevangenisstraffen of boetes in deze zaken zeldzaam zijn, kan de emotionele impact groot zijn.
Het is aan te raden om in deze situaties contact op te nemen met je beroepsrechtsbijstandsverzekering en/of beroepsvereniging.
Als je een werkgever hebt, kan die mogelijk bijstand verlenen via de eigen jurist of beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar.
Voor informatie over gesubsidieerde rechtsbijstand kun je terecht bij het Juridisch Loket.
Lees meer:
Dagvaarding gekregen | Rechtspraak
Wegwijzer Wet- en Regelgeving voor Psychologen – NIP– voor verschoningsrecht zie paragraaf 3.5 uit de wegwijzer
Beroepsgeheim, wel of niet doorbreken? – NIP
Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd is de toezichthouder in de zorg. De IGJ houdt toezicht op de kwaliteit en veiligheid van zorg. Als dat nodig is, treedt de IGJ op. Zo kan de IGJ een onderzoek instellen naar het handelen van een psycholoog en zo nodig vervolgens een tuchtklacht indienen, bijvoorbeeld bij seksueel grensoverschrijdend gedrag. Daarnaast kan de IGJ een verzoek indienen bij het Regionaal Tuchtcollege als de IGJ meent dat een BIG-geregistreerde psycholoog niet geschikt is voor zijn werk als gevolg van zijn lichamelijke of geestelijke conditie of als sprake is van middelengebruik. Vaak wordt dit verzoek dan samen met een tuchtklacht gedaan. De IGJ is dan de klager. Dat neemt niet weg dat de client ook tegelijkertijd zelf over dezelfde zaak een eigen klacht kan indienen. In de regel worden die klachten dan gebundeld behandeld.
Medewerkers van de IGJ hebben het recht om gegevens o.a. uit het dossier te bekijken. Dit mag alleen als dat voor het toezicht op de kwaliteit en veiligheid van de zorg en jeugdhulp nodig is. Een psycholoog moet aan het inzagerecht van de IGJ meewerken. Het is niet noodzakelijk dat de cliënt daarvoor toestemming geeft.
Als de IGJ vindt dat de kwaliteit van zorg onvoldoende is, grijpt de IGJ in (interventiebeleid). Daarvoor heeft de IGJ verschillende mogelijkheden. In de brochure van de IGJ is te lezen wat deze interventies kunnen zijn.
Lees meer:
Hoe zet IGJ interventies in? | Interventies | Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd